Personvern er et designvalg

Snora arbeider med det som sies i personalgruppen. Det er rikere og mer sammensatt informasjon enn strukturerte datapunkter, og det stiller strengere krav. Derfor er begrensningene lagt inn i selve møteformen — ikke lagt på i etterkant.

Lydopptak er valgfritt, og skal oppleves slik

• «Start uten opptak» er et likeverdig valg i grensesnittet, ikke en nødløsning. Alle seks steg, forankringspunkter og referat fungerer fullt ut med notater.
• Ingen funksjon, melding eller måling i løsningen oppfordrer til å velge opptak.
• Hvem som helst kan stoppe opptaket når som helst, uten å begrunne det og uten et begrunnelsesfelt.
• Fast synlig opptaksindikator i alle visninger, med stoppknapp ett trykk unna.

Bare det som skal brukes, tas opp

Et personalmøte inneholder vaktlister, praktisk prat og personalsaker. Opptaket i Snora dekker kun den strukturerte Snora-økten selv — aldri praten før eller etter — og kun når møteholder aktivt har valgt å ta opp.

Kort levetid på rådata

• Lydfilen lagres aldri. Den sendes direkte til transkripsjonstjenesten og kastes umiddelbart etter at transkripsjonen er mottatt — det finnes ingen lagret fil å slette, og dermed heller ingen slettejobb eller frist å garantere.
• Råtranskriptet lagres frem til referatet godkjennes, og leses i den perioden av referatgenerering og fagstoffsøk. Ved godkjenning slettes det permanent, i samme operasjon som godkjenningen. Godkjennes referatet aldri, slettes transkriptet uansett automatisk senest 14 dager etter møtet.
• Referatet genereres automatisk som et utkast. Det regnes ikke som endelig og låst før noen aktivt har gjennomgått, eventuelt redigert, og godkjent det — en egen, synlig handling, atskilt fra selve genereringen. Godkjennes referatet på nytt etter en senere redigering, bevares forrige godkjente versjon, med tidspunkt og hvem som godkjente den, i stedet for å bli overskrevet. Alle som har tilgang til møtet kan godkjenne det i dag — det er ikke begrenset til møteholder alene.
• Ingen taleridentifisering, ingen diarisering, ingen stemmeprofiler.

Aldri vurdering av enkeltansatte

Dette er et produktprinsipp, ikke en formulering i markedsføringen.

• Ingen privat kanal til lederen: alt som vises i møtet, vises for alle i rommet. Om systemet hvisker til møteholder alene, blir spørsmålene i praksis møteholders igjen — og hele nøytralitetsmekanismen kollapser.
• Ingen funksjoner for personsøk eller rapporter om enkeltpersoner på tvers av møter.
• Avtalefestet forbud mot bruk av innhold til vurdering, kontroll eller oppfølging av enkeltansatte.
• Logging av hvem som åpner hvilket referat, og når.

Hvor dataene ligger, og hvem som er ansvarlig

• Kommunen (offentlig) eller daglig leder (privat) er behandlingsansvarlig. Snora er databehandler, med databehandleravtale per kunde.
• Databehandleravtale i alle ledd, inkludert underleverandører.
• Avtalefestet garanti mot at innhold brukes til å trene AI-modeller.
• Kryptering i transitt og i hvile. Tilgangsstyring per gruppe og enhet, designet inn i autentiseringen fra start.
• Løsningen bygges slik at leverandører av transkripsjon og språkmodell kan byttes ut uten ombygging — vi flytter til europeiske alternativer så snart det er kvalitetsmessig og økonomisk forsvarlig.

Data til forskning og produktutvikling

Bruk av møtedata til generell produktutvikling endrer formålet fra internt pedagogisk arbeid, og krever et eget, dokumentert grunnlag. Det skjer ikke innenfor den ordinære databehandleravtalen.

Pseudonymisering — å bytte ut navn — er ikke det samme som anonymisering, fordi konteksten ofte gjør reidentifisering mulig. Derfor er løsningen et separat, eksplisitt opt-in for aggregerte og ikke-identifiserbare metadata, som bruk av møtesteg og tidsbruk, uten fritekst eller transkriptinnhold. Kvalitativ forskning på møteinnhold er et eget, senere spor med egen samtykkeprosess.

DPIA

En personvernkonsekvensvurdering utvikles parallelt med produktet, ikke i etterkant. Den beskriver risikoene i klartekst — den største er fritekst om enkeltbarn — og hvilke konkrete tiltak som holder restrisikoen nede. Dokumentet deles med kunden i sin helhet.

Denne siden beskriver hvordan løsningen er bygget. Den er ikke juridisk rådgivning, og erstatter ikke virksomhetens egen vurdering.